حسابداری با وجود اعداد معنا می‌یابد که در سازمان‌ها، شرکت‌ها، فروشگاه‌ها و کلیه کسب و کارها از آن استفاده می‌شود. اسناد مالی و رسیدها باید تبدیل به اعداد و مفاهیم شوند تا بتوان آن‌ها را به صورت یکپارچه در سیستم حسابداری پیاده سازی نمود. پیشرفت علوم نرم افزاری باعث شده است سیستم حسابداری بیش از گذشته محبوب و کاربردی شود تا بتوان در کوتاه‌ترین زمان ممکن به اطلاعات پایه در زمینه مالی دست یافت. طراحی و پیاده سازی سیستم حسابداری مراحلی دارد که به کار بردن و رعایت آن‌ها باعث تسهیل ارتباطات می‌شود.
امروزه بسیاری از سازمان‌ها و بنگاه‌های اقتصادی تصمیم به استقرار و پیاده سازی سیستم حسابداری و مکانیزه مالی نموده‌اند تا بتوانند روش‌ها و رویه‌های مالی را با برنامه‌ریزی و اجرای دستور العمل‌ها به شیوه‌ای موثر و کارا اجرا نمایند. انجام صحیح امور مالی و حسابداری از بزرگترین دغدغه‌های واحدهای اقتصادی بوده که انجام نادرست آن مشکلات جبران ناپذیر و هزینه‌های هنگفتی را برای مجموعه به دنیال خواهد داشت از این رو بیش از پیش ضرورت استفاده از سیستم حسابداری جامع و یکپارچه احساس می‌شود.
پیاده سازی سیستم حسابداری چیست؟
سیستم حسابداری یک سیستم کاربردی است که به حسابداران و کارشناسان حسابرسی این امکان را می‌دهد تا تا در یک بازه زمانی بسیار کوتاه داده و اطلاعات را وارد کرده و سپس با خروجی حاصل شده گزارش‌گیری انجام دهند.
برای اینکه سازمان بتواند جایگاه خود را میان رقبا حفظ کرده و به موقعیت‌های بهتری دست یابد نیاز به پیاده سازی سیستم حسابداری دارد تا بتوان به ذخیره سازی داده‌ها، پردازش در چارچوب اهداف اطلاعاتی شرکت و فراهم کردن اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری‌های اقتصادی پرداخت تا آن‌ها را به صورت واحد جمع آوری و پردازش کرد. جمع آوری داده‌ها چراغ راه آینده است که از آن به عنوان منابع اطلاعاتی قابل اتکا استفاده می‌شود.
دلایل پیاده سازی سیستم حسابداری
سازمان‌ها بر اساس نیاز اقدام به پیاده سازی سیستم حسابداری می‌نمایند که هرچه سطح ارتباطات سازمان گسترده‌تر شود نیاز به تبادل اطلاعات افزایش می‌یابد. با گسترده شدن اطلاعات ضرورت وجود یک سیستم حسابداری می‌شود تا بتوانند با یکدیگر اطلاعات را به صورت یکدست و یکپارچه رد و بدل کنند. در صورتی که خروجی‌های حاصل شده از سیستم‌های حسابداری مورد بازخورد مثبت مخاطبان قرار گیرد تمایل سازمان‌ها به پیاده سازی چنین سیستم‌هایی افزایش می‌یابد، زیرا:
- گزارش‌های مدیریتی تسهیل می‌شود که مزیت آن شامل حال کاربران نرم افزارهای حسابداری نیز خواهد شد.
- ثبت و ضبط پرداختی‌ها و مطالبات در سیستم سبب امکان پیش بینی جریان وجوه نقد واحدهای تجاری و اقتصادی خواهد شد.
- به دلیل منطبق بودن با قواعد و قوانین وزارت دارایی و سازمان امور مالیاتی، واحدهای تجاری و اقتصادی می‌توانند از طریق پیاده سازی سیستم حسابداری میزان مالیات یک سال مالی خود را به راحتی محاسبه کنند.
- از آنجایی که فاکتورها و سوابق در سیستم بایگانی می‌شود، در مواقع ضرورت می‌توان به راحتی صورت حساب‌های گذشته را ردیابی کرد.
- به واسطه اطلاعات و شاخص‌‌های مفید ذخیره شده در سیستم حسابداری، میزان ریالی دارایی‌های شرکت در کمترین زمان ممکن قابل تعیین است.
مراحل پیاده سازی سیستم حسابداری
برای اینکه بتوان مراحل پیاده سازی سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری را با موفقیت اجرا کرد نیاز است فاکتورهایی در نظر گرفته شوند، از جمله:
- بررسی‌های زیرساخت‌ها: برای اجرای نرم افزار حسابداری باید سیستم، سرمایه و نیروی کافی وجود داشته باشد تا بتوان نسبت به پیاده سازی چنین سیستم اطلاعاتی و حسابداری اقدام کرد.
- طراحی سیستم: طراحی سیستم با توجه به نیازهای اقتصادی سازمان و نوع کاربری انجام می‌شود.
- آماده سازی سخت افزارها: پس از طراحی نرم افزار حسابداری باید سخت افزارها آماده سازی شده تا نرم افزار قابلیت نصب بر روی آن را داشته باشد.
- آزمون و خطا: اکنون که نرم افزارها روی سخت افزارها اجرا شده‌اند می‌بایست صحت عملکرد آن مورد بررسی قرار گیرد و هرگونه ایراد احتمالی برطرف شود.
- آزمون نهایی: پس از اطمینان از عملکرد موفقیت آمیز نرم افزار بر روی سخت افزار، با آزمون نهایی کیفیت آن امتحان شده و در صورت کسب نتیجه مطلوب برنامه به مرحله اجرایی می‌رسد.
- آموزش کاربران: در این مرحله کاربران آموزش‌های لازم را دیده و با دستورالعمل‌های مربوطه آشنا خواهند شد.
- پیاده سازی سیستم حسابداری: با طی کردن مراحل قبلی نوبت به پیاده سازی نهایی سیستم حسابداری در کلیه سخت افزارهای سازمان رسیده و در دسترس تمام پرسنل قرار می‌گیرد. از سویی دیگر کلیه اطلاعات قبلی به نرم افزار جدید منتقل شده و از این پس تمامی اطلاعات بر روی آن ثبت و ضبط می‌شوند.
فاکتورهای مهم برای پیاده سازی نرم افزار حسابداری
برای پیاده سازی سیستم حسابداری باید نرم افزار مناسب را شناسایی و انتخاب کرد. نرم افزارها باید متناسب با ابعاد و مشخصات کسب و کار طراحی شوند بنابراین باید در حوزه فعالیت و گستره کسب و کار اطلاعات کافی را داشت. سرعت و یکپارچگی نرم افزار حسابداری فاکتور مهم دیگری است که منجر به افزایش دقت در محاسبات می‌شود. با کاهش خطا هزینه‌های مالی سازمان کاهش می‌یابد که در این حالت کارهای گسترده و بزرگ با تعداد نفرات کمتر انجام می‌شود.
برای پیاده سازی سیستم حسابداری باید به این نکته توجه کرد که ساختار کدینگ حساب‌ها قابلیت اصلاح، توسعه و تغییر را داشته باشد تا بتواند با نیازهای سازمان منطبق شود. نرم‌افزار‌های حسابداری از زیرسیستم‌های دیگر، اطلاعات و سندها را دریافت کرده و نقش حلقه ارتباطی و نقطه پایانی عملیات مالی را در سازمان‌ها ایفا می‌کند که همانند یک کنترل‌کننده، صحت و دقت عملکرد واحدهای دیگر را مورد بررسی قرار می‌دهد.
چگونگی پیاده سازی سیستم حسابداری
هر سیستم حسابداری شامل سه بخش ورودی ، پردازش و ستاده داده است. شناسایی سیستم حسابداری از طریق مصاحبه، پرسشنامه، مشاهده، بررسی قانون و کتاب‌ها بر مبنای دانش، روش شخصی و مقررات انجام می‌گیرد تا بتوان به تجزیه، تحلیل و ارزشیابی سیستم حسابداری پرداخت. با ترسیم نمودار روند سیستم، طراحی گردش عملیات سیستم حسابداری انجام می‌شود. در نهایت با تعیین نیازهای ورودی و خروجی سیستم، مکانیزم‌های کنترل مشخص شده و به تدوین سیستم حسابداری پرداخته می‌شود تا به مرحله اجرایی درآید.
سیستم حسابداری کارآمد منجر به پیاده سازی الزامات حاکمیت شرکتی خوب و ایده‌آل شده که برای شرکت ارزش افزوده ایجاد خواهد کرد. هیات مدیره شرکت از میان افراد واجد شرایط فردی را به عنوان مدیر حسابرسی داخلی انتخاب می‌کند که مدام سیستم کنترل داخلی شرکت را حسابرسی نموده و ایرادات آن را جهت اصلاح به اطلاع کمیته حسابرسی می‌رساند.
نه تنها انتخاب و پیاده سازی سیستم حسابداری در تهران بلکه در همه شهرها تبدیل به یک چالش و امری ضروری شده است؛ زیرا بهترین ابزار برای جمع آوری اطلاعات و گزارش‌گیری بوده که باید قابلیت کار کردن با آن در بلند مدت وجود داشته باشد طوریکه به مرور زمان مجبور به کنار گذاشتن آن و خرید نرم افزاری دیگر نشوید. برای اینکه بتوان بهترین سیستم حسابداری را انتخاب کرد می‌توان از موسسات و شرکت‌های حسابداری و حسابرسی کمک گرفت که افرادی ماهر و خبره را در این زمینه سراغ دارند. هزینه‌هایی که برای خرید و پیاده سازی سیستم حسابداری پرداخت می‌شود نوعی سرمایه گذاری بوده که در طول سالیان به بار خواهد نشست.
حساب پردازان ویرا فرتاک
شرکت حساب پردازان ویرا فرتاک معتبرترین شرکت حسابداری و حسابرسی است که با ارائه خدمات با کیفیت و خلاقانه چالش‌های پیش روی سازمان‌ها را برطرف کرده است. ویرا فرتاک با در اختیار داشتن یک تیم حرفه‌ای و کارشناسان خبره آماده همراهی صاحبان مشاغل و کسب و کار برای پیاده سازی سیستم حسابداری مناسب با شرکت است تا گام‌های مفید و محکم در جهت ارتقا فعالیت اقتصادی خود بردارند.
